Especificaciones de Compra
El objeto de la presente instrucción técnica es definir los requisitos generales a cumplir por parte de los proveedores que prestan servicio a POLIONA, y cuyos suministros inciden en la calidad de los productos fabricados por la organización.
A continuación se detallan las especificaciones técnicas a cumplir:
- El suministro de material o la prestación del servicio, se hará en base al pedido de compra enviado por POLIONA.(FC-07.02). En él quedarán definidos los procesos, productos y/o servicios a proporcionar, así como especificaciones particulares aplicables. En dicho pedido de compra se incluirá una referencia a la presente instrucción técnica.
- Todos los suministros irán acompañados de su correspondiente documentación técnica, que garantice que el producto y/o servicio cumple con los requisitos legales y reglamentarios que le sean de aplicación.
- En caso de que el proveedor requiriese a su vez subcontratar parte o la totalidad de los productos o servicios solicitados, será necesario notificarlo previamente a POLIONA para su aprobación.
- El proveedor deberá informar por escrito sobre cualquier incidencia o contratiempo que comprometa los acuerdos formalizados en el momento de aceptación del pedido de compra.
- El proveedor se asegurará que el producto y la documentación relacionada, se mantenga adecuadamente preservada, embalada y etiquetada para prevenir daños en la manipulación y transporte.
- En caso de que POLIONA considere que el producto entregado o servicio prestado incumple con las especificaciones marcadas, éstos serán devueltos por cuenta y riesgo del proveedor.
- El personal de POLIONA podrá solicitar el acceso a las instalaciones de proveedor y sus subcontratistas, en caso de que los hubiera, y a los registros de calidad con objeto de verificar y validar la ejecución adecuada del proceso requerido en el pedido de compra.
- Con objeto de dar respuesta a los requisitos del sistema de gestión de calidad bajo el cual se rige la actividad de POLIONA, los criterios a aplicar para la evaluación, selección y seguimiento del desempeño serán los siguientes:
- Los proveedores serán aprobados inicialmente en caso de que estén en posesión de certificación emitida por un organismo oficial o de reconocido prestigio, que avale la eficacia de su Sistema de Gestión de Calidad o del Producto. Como evidencia para demostrar dicho cumplimiento, será necesario enviar copia del certificado en vigor.
- En caso contrario, los suministros serán sometidos a un control exhaustivo durante las dos primeras entregas para garantizar que cumplen con los requisitos establecidos.
- Una vez superada la fase inicial de aprobación, se realizará una reevaluación periódica para comprobar que éstos siguen siendo adecuados a las necesidades del sistema de gestión de calidad de POLIONA. En esta reevaluación se evaluarán aspectos como la atención personal, la calidad del producto o servicio, los cumplimientos de los plazos de entrega y aspectos económicos, entre otros.
- Los proveedores que en el periodo de dos años no hayan realizado suministros serán dados de baja, precisándose una nueva evaluación para ser incluidos en la relación de proveedores aprobados.
El personal que incida en la calidad del producto o servicio deberá disponer de la cualificación necesaria que asegure el cumplimiento de los estándares de calidad definidos por POLIONA.